[CASE STUDY]
System automatyzacji dla SaaS B2B
Jak wdrożyliśmy kompletny ekosystem automatyzacji, który oszczędził 120 godzin pracy miesięcznie, zwiększył retencję o 34% i odzyskał 78 000 PLN z porzuconych subskrypcji.
Wyzwanie
Klient prowadził narzędzie SaaS dla agencji marketingowych — subskrypcje rosły, ale zespół tonął w ręcznej obsłudze. Problemy:
- → Onboarding nowych użytkowników zjadał 40h/tydzień (maile, instrukcje, wsparcie)
- → 30% użytkowników rezygnowało w pierwszym miesiącu (brak aktywacji)
- → Porzucone płatności: 18% subskrypcji kończyło się błędem karty
- → Zero follow-up dla nieaktywnych użytkowników — tracili ich na zawsze
Potrzebowali systemu, który automatycznie: wprowadza, aktywuje, przypomina, odzyskuje i utrzymuje klientów — bez angażowania zespołu.
Rozwiązanie
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy zintegrowany system automatyzacji oparty o zachowania użytkowników i kluczowe momenty lifecycle.
01. ONBOARDING AUTOMATION
Sekwencja 7-dniowa, która prowadzi użytkownika od rejestracji do pierwszego sukcesu:
- → Dzień 1: Powitanie + quick-start guide (3-min video)
- → Dzień 2: "Zacznij od tego" — sugerowane pierwsze kroki
- → Dzień 3-5: Email/SMS oparte o aktywność (jeśli nie kliknął → przypomnienie)
- → Dzień 7: Milestone celebration: "Gratuluję pierwszego projektu!"
02. AKTYWACJA + ENGAGEMENT
Automatyczne triggery oparte o zachowania:
- → "Nieaktywny 3 dni" → Email z case study i prostym CTA
- → "Użył funkcji X" → Proponujemy funkcję Y (komplementarną)
- → "Osiągnął limit planu" → Propozycja upgrade z benefitami
- → In-app notifications dla kluczowych momentów
03. PAYMENT RECOVERY
System odzyskiwania nieudanych płatności:
- → Email + SMS w dniu próby ponownej płatności
- → Link do aktualizacji karty (1-click, bezpieczny)
- → Grace period: 5 dni zanim zablokowaliśmy konto
- → Sekwencja 3 przypomnień zanim zrezygnują
04. WIN-BACK CAMPAIGNS
Reaktywacja churned users:
- → 30 dni po rezygnacji: "Tęsknimy, oto co nowego"
- → 60 dni: Oferta powrotu z 50% zniżką na 3 miesiące
- → 90 dni: Case study + testimonial + last call
- → Segmentacja: różne komunikaty dla różnych przyczyn odejścia
05. RETENTION + UPSELL
Automatyczne kampanie dla długoterminowej wartości:
- → NPS survey po 30 dniach (automatyczne follow-up na bazie wyniku)
- → Feature adoption: "Używasz X, ale jeszcze nie Y — zobacz demo"
- → Annual plan offer: "Zaoszczędź 20%, płać rocznie"
- → Referral automation: "Poleć nas, dostań miesiąc gratis"
Rezultaty (6 miesięcy)
120h
OSZCZĘDNOŚĆ / MIESIĄC
+34%
WZROST RETENCJI
78K
ODZYSKANY MRR (PLN)
KLUCZOWE METRYKI
Activation rate (30 dni):
42% → 78%
Churn rate:
9.2% → 6.1%
Payment recovery rate:
61% (vs 22% bez automacji)
Win-back conversion:
12% powróciło